Fakturowanie – obowiązki przedsiębiorcy
Faktura to podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem VAT. Fakturowanie to więc nic innego, jak wystawianie faktur rejestrujących transakcje sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Obowiązek wystawienia faktury zawsze spoczywa na podatniku podatku od towarów i usług.
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie muszą wystawiać faktur w przypadku transakcji objętych zwolnieniem z VAT – niemniej jednak mogą to zrobić na życzenie klienta. Taka faktura musi jednak zawierać informację o zwolnieniu z VAT i przyczynie takiego stanu rzeczy.
Należy pamiętać o tym, że każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty te należy przechowywać chronologicznie według daty ich wystawienia.
Co musi znaleźć się na fakturze?
Faktura może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. W tym zadaniu może ci pomóc program do fakturowania, w którym nie tylko intuicyjnie wystawisz dokumenty, ale także bezpiecznie je przechowasz i zarchiwizujesz. Faktura powinna być zawsze wystawiona w dwóch kopiach – jedna dla sprzedającego, a druga dla nabywcy.
Na fakturze powinny znaleźć się następujące elementy:
- data wystawienia, sprzedaży i płatności,
- numer faktury,
- pełne dane sprzedawcy i nabywcy – NIP, nazwa firmy i adres,
- opis towarów/usług,
- kwota netto i brutto,
- stawka i kwota podatku VAT.
W przypadku faktur wystawianych metodą kasową należy zawsze umieścić dopisek „metoda kasowa”.
Jakie rodzaje faktur można spotkać?
Najczęściej stosowanym rodzajem faktury jest faktura VAT. Dotyczy ona transakcji obarczonych podatkiem od towarów i usług (VAT). Stosowana jest zarówno w transakcjach krajowych, jak i międzynarodowych. Faktura VAT może być wystawiona w dowolnej walucie, jednak przy zachowaniu kwoty podatku VAT w polskich złotych. Do przeliczenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należy co do zasady przyjąć kurs waluty z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.
Faktura pro forma jest dokumentem, który zazwyczaj stosuje się przed finalizacją transakcji. Pro forma może być także swego rodzaju ofertą lub potwierdzeniem warunków transakcji. W sensie prawnym nie jest to faktura, gdyż nie stanowi ona podstawy do naliczenia podatku.
W przypadku wystąpienia błędów lub konieczności naniesienia zmian na pierwotną fakturę należy zastosować fakturę korygującą. Na fakturze korygującej powinny znaleźć się takie elementy jak:
- numer faktury korygującej,
- numer faktury korygowanej,
- powód korekty,
- zmiana kwoty lub innych elementów podlegających korekcie,
- zastosowanie stawki VAT.
Wystawiasz faktury dla swoich klientów? Rzuć okiem na gotowe wzory pism na firmove.pl.
Artykuł sponsorowany
